Frustration im Einkauf: Wie finde ich mit KI neue Lieferanten?
Unter diesem Titel habe ich im November 2025 beim Event „KI konkret – Einkauf" am Campus Schwarzwald in Freudenstadt gesprochen. Dieser Beitrag gibt den Vortrag wieder – mit einer These, die im Raum für Unruhe gesorgt hat: Die größeren Abhängigkeiten im Einkauf sind selten die, die von außen kommen.
Titelfolie des Vortrags beim Event „KI konkret – Einkauf" am Campus Schwarzwald, November 2025.
Zwei Zahlen zum Einstieg
Ich beginne Vorträge gerne mit Zahlen, die unbequem sind. Zwei davon genügen hier: 94 % der Einkaufsentscheidungen fallen, bevor der Vertrieb der Gegenseite überhaupt ins Spiel kommt. Und die Zahl der am Kaufprozess beteiligten Stakeholder ist von 5,4 im Jahr 2015 auf durchschnittlich 10,2 im Jahr 2023 gestiegen (Forrester).
Beide Zahlen beschreiben dasselbe: Beschaffungsentscheidungen werden früher, verteilter und undurchsichtiger getroffen als früher – auf beiden Seiten des Tisches.
Quelle der Zusammenstellung: Mittelstandsberatung Freiburg; Einzelquelle wie angegeben. Die vollständige Zahlenreihe samt Gartner, RAIN Group und McKinsey finden Sie im Beitrag Vom TAM zum Lead.
Vier Begriffe, die Sie kennen sollten
Auch dieser Vortrag beginnt mit dem Aufräumen der Sprache. Die technischen Grundbegriffe – semantische Suche, Webcrawling, Webscraping – habe ich im Vertriebsartikel erklärt. Für den Einkauf kommen vier hinzu, von denen zwei aus Brüssel stammen und zwei aus dem eigenen Haus.
| Begriff | Was dahintersteckt |
|---|---|
| EU-CSRD | Corporate Sustainability Reporting Directive – die europäische Berichtspflicht zur Nachhaltigkeit. |
| EU-CSDDD | Corporate Sustainability Due Diligence Directive – die europäische Sorgfaltspflichtenrichtlinie. |
| Maverick Buying | Einkauf am Einkauf vorbei. Fachabteilungen bestellen selbst, an Prozess und Rahmenverträgen vorbei. |
| Rogue Buying | Dasselbe Phänomen unter anderem Namen – und derselbe blinde Fleck in Ihren Ausgabendaten. |
Kennen Sie das?
An dieser Stelle habe ich im Vortrag zwei Listen nebeneinandergestellt. Die erste kennt jeder Einkäufer. Die zweite wird seltener ausgesprochen – und ist meiner Erfahrung nach die teurere.
Von außen
- Rohstoffvolatilität und Energiepreise
- Versorgungsengpässe – bei Rohstoffen wie bei Fachkräften
- Risikomanagement und Lieferantenresilienz (Zölle, Sanktionen)
- Gesetzgebung und Nachhaltigkeit: Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, EU-CSRD, EU-Taxonomie, CSDDD
- Volatile Märkte und geopolitische Risiken
- Logistik und Transportwege
= Globale Lieferkette
Von innen
- Single-Source-Abhängigkeiten – bewusste wie unbewusste
- Interne Silos und Abteilungsegoismen: Andere bestimmen Lieferanten und Daten
- Fehlende Lieferantenstandardisierung
- Mangelnde Spend-Transparenz durch Maverick Buying
- Veraltete Langzeitverträge nach dem Prinzip „No way out"
= Hausgemachte Monopolisten
Der Unterschied ist entscheidend: Auf Zölle, Sanktionen und Rohstoffpreise haben Sie keinen Einfluss. Auf Single-Source-Abhängigkeiten, Abteilungsegoismen und Langzeitverträge ohne Ausstieg schon. Wer den Einkauf entlasten will, fängt rechts an – nicht links.
Was ist Ihr Glück?
Im Vortrag stand dazu eine einfache Gleichung an der Wand:
„A penny saved is a penny earned!"
Der mittlere Summand wird dabei regelmäßig unterschätzt. Ohne saubere Stammdaten ist jede KI-gestützte Lieferantensuche nur eine schnellere Art, im Trüben zu fischen.
Wie kann mir der Vertrieb helfen?
Das ist der Perspektivwechsel, der im Raum am meisten Diskussion ausgelöst hat. Der Vertrieb arbeitet seit Jahren mit Methoden, die der Einkauf kaum nutzt – dabei ist die Aufgabe strukturell dieselbe: passende Gegenüber finden, qualifizieren und ansprechen. Nur eben in die andere Richtung. Drei Fragen strukturieren das:
Wer sind meine Lieferanten bisher?
- Welche Branchen?
- Welche Unternehmensgröße?
- Welche spezifischen Bedürfnisse?
Wo kommen sie her?
- Geografische Lage
- Und: Wo kommen sie wirklich her?
Wer sind meine Ansprechpartner?
- Mit wem habe ich zu tun?
- Ist das überhaupt der oder die Richtige?
- Welche Rolle hat die Person tatsächlich?
Exkurs: Apollo.io
Apollo.io ist eine Vertriebsintelligenz- und Engagement-Plattform: eine große Kontaktdatenbank, dazu E-Mail-, Anruf- und SMS-Funktionen sowie Automatisierung für die Vertriebsentwicklung. Ein All-in-one-Werkzeug, mit dem Vertriebsteams ihren Akquiseprozess skalieren.
Meine Frage im Vortrag war schlicht: Warum eigentlich nicht auch für den Einkauf? Wer Ansprechpartner bei Zielkunden findet, findet auch die richtigen Ansprechpartner bei potenziellen Lieferanten – und erkennt, ob er beim bestehenden Lieferanten überhaupt mit der entscheidenden Person spricht.
Anfragen mit KI – die Hausaufgaben vorher
KI-gestützte Beschaffungsplattformen gleichen technische Anfragen automatisiert mit passenden Fertigungspartnern ab. Das funktioniert allerdings nur so gut wie die Anfrage, die Sie hineingeben. Bevor Sie eine solche Plattform überhaupt sinnvoll nutzen können, sollten diese Fragen beantwortet sein:
Sind die Grunddaten vollständig?
- Zeichnungen als PDF?
- Zeichnungen als STP?
- Ist die Zeichnung vollständig?
- Baugruppe montiert oder unmontiert?
Ist die Stückzahl klar?
- Einzelteil, Serienteil oder R&D-Teil?
- Werden Staffelpreise benötigt?
Was fehlt noch?
- Geografische Lage des Lieferanten?
- Welche Zertifizierungen sind erforderlich?
Der Unterschied zwischen einer PDF-Zeichnung und einer STP-Datei entscheidet darüber, ob eine Plattform automatisiert matchen kann oder ob am anderen Ende doch wieder ein Mensch die Zeichnung aufmacht. Wer diese Hausaufgaben nicht macht, bekommt von der besten KI nur schnellere Fehlanfragen.
Mein Fazit
KI findet Ihnen neue Lieferanten – aber sie räumt Ihnen weder die Stammdaten auf noch löst sie die Single-Source-Abhängigkeit, die vor zwölf Jahren jemand aus gutem Grund eingegangen ist. Die Technik beschleunigt, was vorher sauber gedacht wurde. Deshalb steht am Anfang die unbequeme Bestandsaufnahme, nicht der Tool-Vertrag.
Es ist nicht genug zu wissen – man muss es auch anwenden. Es ist nicht genug zu wollen – man muss es auch tun.
Die Tool-Übersicht gibt es auf Anfrage
Zum Vortrag gehörte eine Übersicht konkreter Beschaffungsplattformen – mit meiner Einschätzung, welche bei Dreh-, Fräs- und Blechteilen wie gut abschneidet und wie die geografische Abdeckung aussieht. Diesen Teil habe ich den Teilnehmenden des Events zugesagt und stelle ihn deshalb nicht öffentlich. Auf Anfrage teile ich ihn gerne – ebenso die Unterlage zu meinem Vortrag „Vertrieb durch Empfehlung war gestern!".
Unterlage per E-Mail anfragenWo stehen Ihre Prozesse?
Hausgemachte Abhängigkeiten zeigen sich selten im Einkauf allein – sie stecken in Prozessen, Produkten und gewachsenen Strukturen. Mein kostenloser Value-Management-Check gibt Ihnen in 20 Fragen eine erste Einordnung, wo der größte Hebel liegt.